「チームワークで未来を切り開く！京都大学事務改革への挑戦」

京都大学には、22,000人以上の学生、7,000人以上もの教職員が在籍し、それぞれの教育・研究活動に精を出しています。その活動には、必ず事務的な手続きや処理が発生し、それを担っているのが事務職員です。同時に、膨大な事務作業をいかに効率化、省力化させられるかを検討していくことも、事務職員の重大なミッションです。
今回、そんな重大ミッションを遂行中の業務デザインワーキンググループ(以下、WG)から、加減さん、酒井さん、森田さんにお越しいただき、インタビューしました！

エントリーシートに経歴や事務改革への思いを記載し、それを基に選考されましたね。

そうですね。前職や海外での経験を踏まえて、改善案を提案しました。

我々が働いている中で当たり前になりつつある課題が浮き彫りになりました。それを整理し、今後の指針を考えていくことが我々の役割です。

23部署、約80名の方にご協力いただきました。各事務部に足を運び、1部署あたり2～3時間程度ヒアリング調査を行ったため、大変でしたが、現場での課題感を具体的に可視化することができました。

はい、多くの課題が浮かび上がりました。業務のDX化にも取り組んでいく必要がありますが、普段の業務を単純に電子化するだけではなく、業務方法そのものやルール自体の見直しも検討する必要があるということが分かりました。これらのヒアリング結果をもとに、WG内で新チームを結成し、今後の改革に向けた提言を作成しています。

京都大学よりも一歩先の取組みを実施している組織に焦点を当てました。

インターネットでの検索が基本だったので、バックオフィスの事務改革に関する情報を得ることにはとても苦労しました…色々なWEBサイトを見て、気になった取組みがあれば問い合わせフォームからご連絡してアポを取る…といった感じです。

そうですね。基本的なことではありますが、視察の趣旨を丁寧に説明すること、また視察に伺う際は事前に取組みをしっかりとリサーチし質問事項をまとめ、スムーズに視察が進むよう努めました。

私立大学の方からは、「私たちは改革の指示がトップから出て、指名された職員がそれに従って進めていくスタイルです。京都大学のように公募でWGを組織し、そこから派生してプロジェクト化するステップは理想的だと感じました。」と言っていただけました。京都大学の方法では時間がかかり過ぎるデメリットもあると思っていたのですが、意外に好意的に捉えていただけたのが印象的でした。

ありがとうございます(笑)先ほど述べたように色々と活動しているのですが、それがあまり学内で認知されていないということもヒアリングの中で分かったことの一つです。
事務改革には、大学内の協力が不可欠で、その賛同を得るためには広報が不足していると感じ、動画を作ることにしました。そのため、WG内で短期施策検討チームやヒアリングチームとは別に広報チームを作り、今までの取り組みや概要を学内に広く周知するための企画を考えることにしました。私と酒井さんは広報チームを兼務しております。
この企画の一番の目的は、多くの職員に取組みを知っていただくことだったので、気軽に見てもらえる動画となるよう意識しました。４つのテーマに分けて作成しましたが、動画の時間を１０分としたことも気軽に見てもらえるための工夫の１つでした。また、普通にスーツを着て出演するつもりでしたが、画面上でも堅い雰囲気にならない工夫ができないか…と考えた時に、「法被や！」と思い提案しました。上司に許可をいただき、好きなようにやらせてもらいました。
ただ、意外とインパクトが大きく、フィードバッグでも「これめっちゃ面白いやん！」という声を多数いただいています。

他人事と思われがちな事務改革を、自分事として捉えてもらうため、多少ふざけていると思われても、まずは知ってもらうことに重点を置きました。

真面目な説明会とは違った印象を与えられたらいいなと思います。そして、職員一人ひとりが事務改革に取組む当事者として多様な改革を始めるきっかけにしていただきたいです。

さらに今回のポイントは、ゲストの方をお呼びしたことです。WGメンバーだけで完結するのではなく、WGに参加していない新卒から掛長までの幅広い職階の方に動画にご出演いただくことで、WGに参加されていない方も共感できる内容になっていると思います。

WGでの活動については、人事手続き上も本務とは別に兼務発令されているので、堂々と業務時間内に活動できるのですが、やはりどうしても本務にかけるエフォートは100%ではなくなってしまいます。そのことで本務に支障がでないよう、効率化を強く意識できるようになったことは大きな収穫です。WGで得た知識や考え方は、自分の部署に持ち帰り、共有することも心掛けています。

トップダウンではなく、自分たちが足を使って調査し、課題を見つけ、改善していくことで熱量を持って取り組むことができることが醍醐味で、同時に苦労したことでもあります。
例えば、学内へのヒアリング調査を通常業務の合間を縫って2ヶ月かけて実施したのですが、日程調整を行ったり、桂キャンパスや宇治キャンパスに出向いたり…WG全体として実施していくうえでの業務分担にも苦労しました。本務が疎かにならないよう、しっかりと対応していくことが大変でした。

各部局や共通事務部に既存の業務における課題についてヒアリングを行い、その後分析を行うのですが、この分析作業がとても大変でしたが同時にやりがいもありました。具体的には、トヨタ自動車が発案した問題の真因を把握する分析手法を用いてアプローチしました。課題に対して「なぜ」を繰り返し、深堀りすることで本当の原因を探っていったのですが、多様な業務における様々な課題の原因は複雑に絡み合っており、1つの「なぜ」が様々な課題に繋がっていくことで分析の論点がどんどん複雑になり、「真因はどこにあるのか」、「出てきた真因は本当にこれで合っているのだろうか」、「現場の課題に対して自分の先入観からバイアスがかかっていないだろうか」など混乱し、いわゆる沼にはまっていきました。ただ、そういう時でもWGには色んなバックグラウンドを持った頼もしい仲間がいるので、資料の作成状況をSlackで気軽に共有したり、アドバイスを頂いたりすることで沼から抜け出せなくなるような事はありませんでした。
このようにWGでの最大のやりがいは、普段の業務で共に仕事をする機会がない人とも一緒に仕事をすることができ、またモチベーションが高い人が多いので通常業務とは違った楽しみがプラスで持てることだと思います。
また、「なぜなぜ分析」など普通の業務では行わないような事も行うので自身のスキルアップにも確実に繋がりますので、そういった事も含めてやりがいに繋がると思います。

異なるバックグラウンドのメンバーとの議論からは新しい発見があり、各自の強みに触発されてモチベーションが上がることが醍醐味だと思います。一方で、実際の部署での施策のトライアルが難しい側面もあります。例えば、自分の所属する部署もトライアル対象になることがあり、忙しい業務の中でトライアルを両立する難しさがありました。この問題は他のトライアル部署も抱えている可能性があり、どのように改善できるか模索しています。

そうなんです！時間をかけてプロジェクト化し、準備万端でトライアルに挑んでも、うまくいかないこともあります…しかし、問題が起こった際は、さらに取組内容をブラッシュアップする機会だとポジティブに捉えて、一歩ずつ前進していくことが大切だと思います。

何か新しいことを始めるときに、デメリットの方ばかりに注目してしまうのではなく、トライ＆エラーで改革を進めていくことも、目まぐるしく情勢が変わる現在においては大切なのではないかと感じています。

大きなゴールは、「京都大学の教育力・研究力の持続的発展」です。具体的には、「教員と職員が相互に理解し尊重し合う真の教職協働を実現する」ことが理想です。これは、WG発足時にメンバー全員で議論して掲げた目標です。

そうですね。最初にメンバー全員で、このWGでの目標を付箋に書き、ホワイトボードに貼って、整理して…ということから始まりました。

この共通認識があるおかげで、取り組むべき課題が明確になり、メンバー全員の足並みを揃えて着手することができました。

各々色んな考えやバックグラウンドがあるので、意見交換をする際は、全く違った意見が集まります。そんな中で、「相手の意見を否定しない」ことが各自の意識として根付いていると思いますし、私自身も気をつけています。モチベーションの低下や雰囲気の悪化を避けるため、自然とその意識が芽生えたのだと感じます。